¿Citas por WhatsApp, por Instagram o con agenda online en una barbería?

La respuesta corta

Conviene usar las dos cosas, cada una para lo que hace bien: una agenda online para las citas que se repiten (corte, barba, corte y barba) y WhatsApp para las consultas y los casos raros. Lo que no conviene es llevar la agenda en tres lados a la vez, porque ahí es donde se pisan los horarios y se pierde la cita de alguien.

Instagram sirve para que te descubran y te escriban, pero la cita en sí tendría que terminar siempre en el mismo lugar: la misma agenda, o el mismo WhatsApp, con un solo calendario de verdad detrás.

Qué hace bien cada canal (y dónde se rompe)

Los tres funcionan, pero para cosas distintas:

• WhatsApp: ideal para preguntar "¿tienes lugar hoy?" o "¿cortan con tijera?". Se rompe cuando es la única forma de pedir una cita: el cliente espera la respuesta, tú contestas entre un corte y otro, y el horario que te ofreció tu compañero hace diez minutos ya no está.
• Mensajes de Instagram: llegan fotos de cortes y consultas de gente que te descubre. Se rompe porque ahí no hay un calendario, y los mensajes de gente que no te sigue pueden quedar escondidos entre las solicitudes.
• Agenda online: el cliente ve los horarios libres, elige día, hora y barbero, y listo, sin esperar a nadie. Se rompe si la tienes pero nadie la encuentra, o si cargas las citas de WhatsApp a mano y te olvidas de uno.
• Llamado: sigue sirviendo para los clientes de siempre, pero con las manos ocupadas es el canal que más se pierde.

El problema real: el mismo cita en tres lugares

El cruce de citas suele tener el mismo origen: el cuaderno dice una cosa, el WhatsApp otra y la agenda online una tercera. La regla que más ordena es tener un único calendario y que todo lo demás sea una puerta de entrada a ese calendario.

En la práctica, significa que si usas agenda online, todo cita se carga ahí, también el que te pidieron por WhatsApp o en el mostrador. Y que a quien te escribe por WhatsApp o por Instagram le contestas con el link de la agenda, o le pasas un horario libre y lo cargas tú en el momento, antes de responder. Un mensaje así sirve de ejemplo: "Hola, para sacar una cita entra acá y elige el horario que te quede bien. Si necesitas algo especial, escríbenos."

Un ejemplo real: una barbería con citas online

Una de las webs que armamos es la de una barbería con 4,8 y 231 reseñas en Google. Tiene el botón para sacar una cita en línea arriba de todo, y las preguntas frecuentes explican que conviene reservar ahí: el cliente llega y lo atienden en el momento, y si hay lugar también atienden sin cita. En una de las reseñas, un cliente cuenta que lo que más lo sorprendió fue lo organizados que están con las citas, algo que no se ve mucho en el rubro.

Ese comentario es el que más sirve para entender qué espera el cliente: no es que le interese la tecnología, quiere llegar y que lo atiendan a la hora que le dijeron. La agenda online es solo la forma de lograrlo sin que dependas de contestar mensajes en medio del trabajo.

Cómo dejar el botón de citas en Google

Mucha gente te encuentra en Google Maps antes de entrar a tu web o a tu Instagram, así que ahí también tiene que estar el camino a la cita. Google lo permite: en su ayuda sobre vínculos del Perfil de Negocio explica que los vínculos pueden ayudar a los clientes a "reservar una cita", y que puedes agregar hasta 10 vínculos por categoría.

Para cargarlo, en la Búsqueda de Google entras a tu perfil y eliges "Reserva", o en Google Maps tocas "Editar perfil" y el tipo de transacción. Si tienes más de un vínculo, Google deja elegir cuál quieres como preferido.

Si no sabes si tu ficha está completa, en cómo aparecer primero en Google Maps explicamos qué mira Google, y en la guía sobre cómo mostrar horarios en Google está el paso a paso para cargarlos en el Perfil de Negocio (es de veterinarias, pero el procedimiento es el mismo).

Qué dejar contestado para que no te lo pregunten cada vez

Antes de una cita llegan siempre las mismas preguntas. Si ya están escritas en tu web, en tu ficha de Google y en las respuestas rápidas de WhatsApp Business, te sacas todos esos mensajes de encima:

• ¿Hace falta cita o atienden sin cita? Dilo claro, y si atiendes sin cita cuando hay lugar, acláralo.
• ¿Cuánto cuesta y cuánto dura cada servicio? No hace falta toda la lista, alcanza con corte, barba y corte y barba.
• ¿Puedo elegir el barbero? Si se puede, que se vea en la agenda.
• ¿Cortan a niños, con tijera, en capas? Lo que más busca la gente conviene tenerlo con su propia página, como explicamos en la guía para barberías.
• ¿Qué días y horarios? Tienen que ser los mismos en la agenda, en Google y en Instagram.

Por qué importa tener un lugar propio para el botón

En nuestro relevamiento de negocios en Google Maps miramos 160 barberías: 99, el 62 %, no tienen una web propia. Es decir, no tienen una dirección propia donde poner las citas, los precios y las respuestas, y dependen de lo que entre por su ficha de Google o su Instagram.

No hace falta una web enorme para resolver esto. Una página con el botón de citas, tus horarios y tus servicios alcanza, y es lo que después enlazas desde Google, Instagram y WhatsApp. Así el cliente llega siempre al mismo lugar.

Qué hacer hoy en tu barbería

Con una tarde alcanza para ordenar lo básico:

• Elige un solo calendario donde viven todos las citas y carga ahí también los que ya tienes anotados en otro lado.
• Si no tienes agenda online, prueba una durante unas semanas con tus clientes de siempre antes de decidir.
• Carga el link de citas en tu Perfil de Negocio (sección Reserva) y en la biografía de Instagram.
• En WhatsApp Business deja armadas respuestas rápidas con el link de citas, los horarios y la dirección.
• Revisa una vez por semana que los horarios de la agenda, de Google y de Instagram sean los mismos.